Table des matières

Une opportunité rentable

  1. Votre propriété multifamiliale est-elle candidate à la facturation des services publics?
  2. La facturation des services publics améliorera-t-elle vraiment mes flux de trésorerie?
  3. Quels sont les avantages supplémentaires de la facturation des services publics?
  4. La facturation des services publics augmentera-t-elle la valeur de ma propriété?
  5. Quelles sont les différences entre le sous-comptage, les RUBS et la facturation forfaitaire?
  6. Quelles sont les règles et réglementations pertinentes?
  7. La facturation des services publics aura-t-elle un impact sur mes taux d’inoccupation?
  8. Que fait ma compétition?
  9. Puis-je installer un système de sous-comptage? Devrais-je?
  10. Comment commercialiser la facturation des services publics aux résidents
  11. La précision et la rapidité de facturation sont cruciales
  12. Le soutien des résidents est essentiel
  13. Améliorer le recouvrement des coûts vacants
  14. Gérer et partager les données de facturation
  15. Utilisation de fournisseurs de services de facturation de services publics
  16. Bonus: analyse des données statistiques appliquée à la facturation des services publics

Depuis quelques années, de nombreux propriétaires d’appartements cuisinent dans un four financier virtuel. Les taux de chômage élevés ont entraîné une augmentation des logements vacants, une pression à la baisse sur les revenus de location, de nombreux cadeaux et une baisse de la valeur des propriétés. 2010 ne semble pas s’annoncer beaucoup mieux. Les taux d’inoccupation nationaux, selon Multifamily Executive Magazine, prédisent que les taux d’inoccupation nationaux atteindront 8% et les revenus par unité passeront de 928 $ (T4, 2008) à 829 $, une baisse de 99 $ en un an.

Bien que les perspectives ne soient pas les plus brillantes, certains propriétaires multifamiliaux ont la possibilité d’augmenter immédiatement les flux de trésorerie avec presque aucun investissement initial et sans encourir davantage de postes vacants. Si cela ressemble aux grondements d’une personne folle, ce n’est pas le cas. Les propriétaires d’appartements qui paient actuellement les dépenses en eau, en gaz ou en électricité de leurs propriétés, peuvent exploiter une source de revenus substantielle, surtout si ces complexes sont situés dans des États comme le Colorado.

Une opportunité rentable

Pour la discussion, supposons que vous possédez un complexe de 100 unités et que vous payez toutes les dépenses d’eau et de gaz. Estimez votre facture d’eau moyenne du compteur-mètre à 3 000 $ par mois et votre facture moyenne de gaz à 6 000 $. Si vous transférez ces coûts aux locataires en mettant en œuvre un programme de facturation des services publics aux résidents, vous pouvez récupérer près de 108 000 $ par an. Votre bénéfice net d’exploitation (PNI) augmente de 540 000 $ après cinq ans! Si vous envisagez de vendre votre complexe d’appartements à l’avenir, la transition des dépenses de services publics aux résidents peut se traduire considérablement par une augmentation de la capitalisation ou des taux de «plafond» et de la valeur des propriétés. Voici comment:

Le taux plafond est défini comme le rapport entre le résultat opérationnel net produit par un actif et son coût en capital. Une formule simple est Cap Rate = Annuel NOI / Appartement Asset Value.

Supposons que votre complexe présente les caractéristiques suivantes (avant la facturation des services publics):

  • Valeur des actifs de l’appartement = 4 000 000 $
  • NOI annuel (ancien) = 280 000 $
  • Taux plafond = NOI annuel / valeur de l’actif d’appartement = 280 000 $ / 4 000 000 $
  • = 0,07 ou 7%

Maintenant, regardez comment le taux plafond est affecté après avoir lancé un programme de facturation des services publics:

  • Valeur des actifs de l’appartement = 4 000 000 $
  • NOI annuel (nouveau) = 280 000 $ + 108 000 $ = 388 000 $
  • Taux plafond = NOI annuel / valeur de l’actif de l’appartement
  • = 388 000 $ / 4 000 000 $
  • = 0,097 ou 9,7%

C’est une augmentation du taux plafond de 39%! Ce sont des chiffres passionnants et réalisables!

Si vous êtes intrigué, lisez la suite pour les «secrets» que vous devez savoir qui vous feront économiser beaucoup de frustration, de temps et d’efforts. Ce rapport présente 15 sujets et une idée de bonus, qui vous aideront à maximiser la rentabilité et l’efficacité de votre programme de facturation des services publics.

1. Votre propriété multifamiliale est-elle candidate à la facturation des services publics?

Si votre propriété est «à compteur principal» pour l’un des services publics – eau, gaz ou électricité – et que vous payez actuellement ces dépenses, vous êtes probablement un candidat pour un programme de facturation ou de «recouvrement des coûts des services publics». La facturation des services publics vous permet de transférer efficacement les dépenses des services publics aux résidents. (Remarque: les complexes à compteur principal ont un compteur d’utilité qui enregistre les données d’utilisation pour plusieurs appartements.)

Le deuxième test consiste à savoir si la facturation des services publics est autorisée dans la ville, le comté et l’État où se trouve votre propriété. La Commission des services publics est le premier endroit où commencer. Si la facturation est autorisée et que votre propriété est dotée d’un compteur principal, nous vous recommandons de commencer.

2. La facturation des services publics améliorera-t-elle vraiment mes flux de trésorerie?

La facturation des services publics améliorera absolument les flux de trésorerie et le fera immédiatement. Pour déterminer dans quelle mesure cela augmentera vos économies, examinez les factures du compteur principal des douze derniers mois. Supposons que la facture totale d’eau et de gaz soit de 7 000 $ par mois.

Estimez le montant que vous pourriez allouer pour les dépenses de services publics comme la location de chauffage de bureau et de couloir, les sécheuses à gaz à pièces, l’irrigation paysagère ou une piscine. Définissez le montant de la déduction pour zone commune (CAD) à 15%. Certains États exigent que vous soustrayiez un CAD raisonnable du montant que vous facturez aux locataires. Dans d’autres États, cependant, il est possible de facturer la totalité de la facture de services publics, y compris la partie allouée aux zones communes.

Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre du point de vue des flux de trésorerie:

  • Facture mensuelle de services publics = 7 000 $
  • Déduction pour zone commune (CAD) = 7 000 $ .15 = 1 050 $
  • Impact mensuel positif sur les flux de trésorerie = 7 000 $ – 1 050 $ = 5 950 $

Cela équivaut à une augmentation annuelle des flux de trésorerie de 71 400 $. C’est convaincant!

3. Quels sont les avantages supplémentaires de la facturation des services publics?

La facturation des services publics modifie considérablement votre structure de coûts pour le mieux. Les locataires deviennent financièrement responsables du gaz, de l’eau et de l’électricité qu’ils utilisent et sont donc incités à utiliser plus judicieusement les ressources. En fait, lorsque le sous-comptage est utilisé pour mesurer la consommation individuelle et facturer les résidents, il est courant de voir l’utilisation diminuer jusqu’à 35%. Vous aurez du mal à trouver un autre investissement qui réduira d’autant la consommation des services publics.

La facturation protège également les propriétaires de la hausse rapide des prix des services publics. Si vous payez pour les services publics et que les prix augmentent, vous êtes coincé en tenant le sac, incapable d’augmenter les loyers pour couvrir les coûts plus élevés. La facturation des locataires sépare efficacement les coûts des services publics de la structure du loyer, ce qui rend votre propriété plus attrayante et à un prix compétitif. Bien qu’il ne soit pas aussi important que les économies de conservation créées par le sous-comptage, même un système de facturation des services publics (RUBS) a démontré une diminution de la consommation de 5%.

4. La facturation des services publics augmentera-t-elle la valeur de ma propriété?

La facturation de l’eau, des égouts, de l’électricité ou du gaz augmente la valeur des propriétés multifamiliales en améliorant les flux de trésorerie et les NOI. Si vous examinez l’exemple au début de ce rapport, la transition des dépenses d’eau et de gaz précédemment payées par le propriétaire aux locataires a entraîné une augmentation du taux plafond de 2,7 (7,0 à 9,7). Cela représente une augmentation de 38%. Si un propriétaire submètre sa propriété afin de démarrer un programme de facturation, cet investissement en équipement augmentera également considérablement la valeur de la propriété.

5. Quelles sont les différences entre le sous-comptage, les RUBS et la facturation forfaitaire?

Si vous avez décidé que la facturation des services publics pourrait être une pratique pour votre communauté d’appartements, voici une explication de base des différentes options. Certaines des méthodes pour calculer les factures de services publics des locataires comprennent:

  • Sous-comptage
  • Ratio Utility Billing System (RUBS)
  • Forfait.

> Sous-comptage

Le sous-comptage consiste à installer un compteur d’eau, d’électricité, de gaz ou de chaleur dans chaque logement du locataire qui mesurera directement la consommation des services publics. Les relevés de compteur et les tarifs mensuels des services publics sont utilisés pour calculer les factures des locataires.

Le sous-comptage est le moyen le plus équitable de facturer les locataires car ils ne paient que pour ce qu’ils utilisent et ils sont récompensés financièrement lorsqu’ils conservent. Le sous-comptage n’est pas gratuit et nécessite un investissement initial du propriétaire. Les systèmes de sous-comptage varient en prix de 150 $ à 400 $ par unité selon le service à mesurer. Si vous exploitez un crédit d’impôt pour un logement abordable, un sous-comptage est nécessaire pour facturer les locataires pour les services publics.

> Ratio Utility Billing System (RUBS)

Un RUBS ou « système de facturation des services publics », bien qu’il ne soit pas aussi équitable, est très populaire car il ne nécessite aucune dépense en capital. Les factures de services publics des locataires peuvent être calculées en fonction des factures de services publics du compteur, de l’occupation des appartements, de la superficie en pieds carrés des appartements, du nombre de lits ou d’une combinaison de facteurs.

De nombreux appartements ont une configuration de tuyauterie qui ne prend pas en charge l’installation de compteurs d’eau individuels. Certains utilisent des systèmes de chauffage central – par exemple, le rayonnement des plinthes, des ventilo-convecteurs, des fours – qui ne permettent pas l’installation de compteurs de gaz individuels. Une facturation RUBS est une excellente alternative dans ces cas.

> Forfait

Avec la facturation forfaitaire, vous décidez d’un montant fixe pour facturer les locataires pour l’électricité, l’eau, le gaz, les ordures, Internet, le câble, etc. Les propriétaires peuvent facturer des frais différents aux locataires qui ont plus d’occupants ou des appartements plus grands, mais le montant est connu et attendu. La facturation forfaitaire encourage rarement la conservation mais permet aux propriétaires de récupérer une partie de leurs coûts de services publics. C’est un processus simple à lancer, mais il peut vous coûter de l’argent si vous ne faites pas une estimation précise de vos dépenses annuelles de services publics.

6. Quelles sont les règles et réglementations pertinentes?

Les règles et réglementations concernant la facturation et le sous-comptage des services publics varient en fonction de la ville, du comté et de l’État où se trouve votre complexe d’appartements. Ces règles sont sujettes à changement et le font périodiquement.

Pour citer quelques exemples, dans la ville de San Diego, le conseil municipal envisage une ordonnance exigeant de nouveaux développements résidentiels multifamiliaux, avec trois unités ou plus, pour installer des sous-compteurs d’eau. De plus, les complexes d’appartements existants remplaçant leurs systèmes d’eau devraient également être sous-mesurés.

L’État de Géorgie est devenu le premier État à exiger par la loi le sous-comptage des bâtiments multifamiliaux, commerciaux et industriels qui sont autorisés après le 1er juillet 2010. En outre, l’État encourage fortement les résidences multifamiliales existantes à emboîter le pas et à installer des sous-compteurs.

Il est courant lors de la mise en œuvre d’un programme de facturation des services publics, que le propriétaire, le gestionnaire immobilier ou le fournisseur de facturation inclue des frais de service pour le calcul, l’impression, l’envoi et la collecte des factures de services publics. Dans l’État du Texas, ces frais doivent être payés par le propriétaire. Si, toutefois, la propriété est sous-mesurée pour l’eau, les frais de facturation peuvent être répercutés sur le locataire.

Dans l’État du Colorado, les propriétaires multifamiliaux peuvent «RUB» sur l’ensemble de la facture de services publics, y compris les dépenses de services publics de zone commune. Ceci est acceptable, sauf si, bien sûr, vous exploitez une propriété de crédit d’impôt par laquelle RUBS n’est pas autorisé du tout.

Vous pouvez voir dans ces exemples que les règles de facturation et de sous-comptage des services publics varient considérablement et nécessitent des recherches pour savoir ce qui est autorisé ou non. Dans presque tous les cas, votre bail devra être modifié pour autoriser la facturation des services publics aux locataires.

7. La facturation des services publics affectera-t-elle mes taux d’inoccupation?

La transition des services publics payés par le propriétaire aux services publics payés par le locataire augmentera-t-elle les taux d’inoccupation? Absolument. Peut être. La vérité est que certains locataires peuvent partir suite à ce changement. D’après notre expérience, l’impact est très minime et entraîne rarement le déménagement des résidents … tant qu’ils sont informés des changements imminents.

Dans le meilleur des cas, vous démarrez un programme de recouvrement des coûts des services publics, personne ne part et votre bénéfice net d’exploitation s’envole. Voyons ce qui se passe dans les « moins bons ».

Votre complexe d’appartements compte 100 unités et le loyer moyen est de 680 $. À la suite de votre nouveau programme de facturation des services publics, supposez que 3% de vos locataires (un nombre très élevé) partent et il faut six mois pour combler ces postes vacants. Le revenu de location perdu est:

  • Locataires quittant = 100 3% = 3
  • Perte de revenus de location = 3 x 680 $ x 6 mois. = 12 240 $

Comparez maintenant le revenu de location perdu au gain de votre récupération des coûts des services publics. Présumer:

  • Recouvrement mensuel des coûts des services publics = 3 000 $
  • Augmentation des revenus = 3000 $ x 6 mois. = 18 000 $
  • Perte de revenus de location = 12 240 $
  • Effet net sur les revenus (avec 3% d’inoccupation) = 18 000 $ – 12 240 $ = gain de 5 760 $

Pour cette analyse, le pourcentage de locataires qui partent est une estimation «élevée» et l’estimation du recouvrement des coûts est «faible». Ces chiffres sont conservateurs et ne correspondent pas à ce à quoi vous vous attendez la plupart du temps. De plus, les nouveaux locataires qui emménageront le feront en sachant qu’ils sont responsables de leurs propres services publics.

8. Que fait ma compétition?

L’industrie multifamiliale est très compétitive et il est sage de vérifier les communautés d’appartements concurrentes dans votre région immédiate. Observez si les complexes à proximité incluent ou non les services publics dans leur structure de loyer. S’ils le font, la question suivante est: devriez-vous être le « franc-tireur » sur le bloc et le premier à facturer?

Dans presque tous les cas, la réponse est «oui». La recherche montre que le coût de la location et les commodités sont un facteur plus important lorsqu’un locataire décide de l’endroit où il va habiter, que les services publics soient inclus ou non.

Si les complexes concurrents facturent les locataires pour les services publics, ils récoltent déjà les récompenses que vous souhaitez pour votre propriété. C’est OK d’être un peu en retard à la fête, ne le manquez pas tout à fait.

9. Puis-je installer un système de sous-comptage? Devrais-je?

La plupart des complexes d’appartements prennent en charge l’installation d’un système de comptage d’eau, de gaz, de chaleur ou électrique. Par exemple, si chaque unité de votre bâtiment a une seule conduite d’alimentation en eau avec une vanne d’arrêt individuelle, ou au plus une ligne pour l’eau chaude et une pour le froid, les chances sont élevées que vous pouvez sous-mesurer. Un plombier est nécessaire pour installer le véritable appareil de mesure, mais il capturera toute l’eau utilisée dans l’appartement et pourra être utilisé à des fins de facturation par les locataires.

Si, en revanche, les unités de votre complexe ont plusieurs tuyaux d’alimentation en eau, vous devrez installer un compteur sur chaque ligne pour capturer toute l’eau utilisée dans un appartement. Cela est généralement prohibitif, car les compteurs utilitaires varient en prix de 200 $ à 400 $ et l’installation de plusieurs d’entre eux dans chaque unité serait très coûteuse. Plusieurs conduites d’eau sont souvent cachées derrière les murs et les plafonds, sans accès facile. Cela augmente les coûts de plomberie. RUBS est la solution de choix dans ces cas.

> Récupération accélérée

Si votre propriété prend en charge le sous-comptage, la question suivante est: « Devriez-vous installer un système? » Pour un complexe de 100 unités, vous pouvez estimer de 20 000 $ à 40 000 $ pour que le système soit implémenté et prêt pour la facturation. Les périodes de récupération varient de 12 à 24 mois. Passé ce délai, le montant d’argent que vous générez à partir de la facturation des services publics aux locataires dépassera le coût de votre investissement de sous-comptage. Ce type de retour sur investissement (ROI) est difficile à battre!

> Avantages pour la conservation

Du point de vue de la conservation, il n’y a pas de meilleur moyen de réduire la consommation des services publics que le submètre. Les locataires utiliseront plus judicieusement les services publics lorsqu’ils seront financièrement responsables de leur consommation. La recherche et l’expérience directe montrent qu’après le sous-comptage, l’utilisation peut être réduite jusqu’à 35% et parfois même plus.

Une consommation moindre de services publics est avantageuse pour vous et pour les locataires. Par exemple, si vous prenez une déduction pour zone commune, disons 15%, elle est basée sur la facture totale du maître-compteur. Si la facture d’électricité du compteur-mètre diminue, vous économisez de l’argent.

Le sous-comptage est également le moyen le plus juste de facturer, car les résidents ne sont facturés que pour les services publics qu’ils utilisent. De plus, avec un moyen de mesurer l’utilisation réelle appartement par appartement, vous pouvez découvrir:

  • Fuites et pertes d’eau
  • Systèmes HVAC défectueux
  • Comparaison des propriétés du point de vue de la consommation des services publics
  • Informations sur les modèles d’utilisation des résidents.

La valeur des données sous-mesurées est notable et peut être utilisée de nombreuses façons pour améliorer l’efficacité énergétique de votre propriété, réduisant ainsi les coûts.

10. Comment commercialiser la facturation des services publics aux résidents

Si vous passez d’un modèle «inclus les services publics» à un modèle où les locataires paient, vous voudrez «commercialiser» les changements à venir et leur impact sur les locataires. La première étape consiste toujours à avoir un bail signé indiquant que vous facturerez les services publics. Si vous avez besoin d’un exemple d’addenda au bail, contactez-nous.

De nombreux propriétaires commencent un programme de facturation des services publics avec des baux en place qui n’autorisent pas la facturation des services publics aux locataires. Dans ces cas, cela peut prendre quelques mois avant que tous les locataires de la communauté soient facturés. Les renouvellements de baux et les nouveaux emménagements de locataires offrent la possibilité d’amener tout le monde à bord.

> Réduction de loyer

Pour accélérer le processus, certains propriétaires offrent une réduction de loyer pour encourager les locataires ayant un bail existant à signer un avenant au bail. Il est assez simple d’estimer ce que sera une facture d’eau moyenne. Supposons que le coût est de 45 $. Un propriétaire ou un gestionnaire pourrait offrir une réduction de loyer de la moitié du montant, disons 23 $, en échange de l’acceptation des nouvelles conditions du bail.

> Notification au locataire

En revanche, si vous n’avez pas augmenté récemment les loyers et que vos appartements sont moins chers que la concurrence, la réduction des loyers n’est probablement pas nécessaire.

Au lieu de cela, passez vos efforts à communiquer des informations qui aideront les résidents à comprendre comment le processus de facturation va fonctionner. Donnez un préavis et essayez de fournir des estimations précises des factures afin que les locataires puissent se préparer. De nombreux propriétaires tiennent des réunions avec les résidents pour expliquer les changements, discuter de la façon dont les factures seront calculées et partager les stratégies de conservation des services publics.

Pour une liste complète de conseils de conservation utiles, visitez notre site Web.

> Préoccupations typiques des locataires

Vous pouvez vous attendre à ce que les locataires soient préoccupés par l’âge et l’efficacité des appareils électroménagers, des systèmes de CVC et d’eau et des autres équipements utilitaires installés dans votre complexe d’appartements. Les locataires reconnaissent que les radiateurs à plinthe inefficaces, les robinets qui fuient, les fenêtres à courants d’air, etc., feront augmenter leurs factures.

Les propriétaires d’appartements peuvent encourager l’adhésion des locataires en installant des équipements plus économes en énergie dans les unités – par exemple. pommes de douche, robinets et toilettes à faible débit – avant de lancer le programme de facturation.

11. L’exactitude et la rapidité de facturation sont cruciales

Que vous envoyiez vous-même des factures de services publics ou que vous utilisiez un fournisseur de services tiers, l’exactitude et la rapidité de facturation sont essentielles à un programme de recouvrement des coûts fluide et efficace. Le moyen le plus simple de frustrer les résidents et de susciter de nombreux appels en colère est d’envoyer des factures qui ont été mal calculées ou qui sont constamment en retard.

> Sous-facturation et surfacturation

Si vous sous-facturez les locataires, cela réduit votre recouvrement des coûts et vous perdez de l’argent. La surfacturation est illégale et peut déclencher des problèmes avec votre Commission des services publics locaux (PUC).

Les factures en retard ralentissent également vos efforts de collecte et agacent vraiment les locataires car, généralement, la date d’échéance est restée la même et ils ont maintenant moins de temps pour payer. La facturation fonctionne mieux lorsqu’elle est cohérente, reproductible et attendue. Créez un calendrier et respectez-le. Établir des processus de contrôle de la qualité pour garantir l’exactitude des factures.

12. Le soutien des résidents est essentiel

Faites tous les efforts pour livrer des factures précises et à temps, mais sachez que des problèmes surviendront et que les locataires demanderont de l’aide. Fournir un soutien aux locataires amical, réactif et professionnel est essentiel au succès d’une opération de facturation de services publics. Pour ce faire, votre personnel de support devra avoir accès aux informations de facturation, aux factures du compteur principal, aux formules de facturation, aux relevés de compteur (pour les propriétés sous-mesurées), aux tarifs des services publics et à une compréhension des réglementations et des lois qui régissent votre région.

> Service opportun et professionnel

S’il y a un domaine qui provoque constamment le ressentiment des locataires, ce n’est pas de pouvoir joindre une personne vivante, dans un délai raisonnable, qui peut répondre avec compétence aux questions et résoudre les problèmes. L’utilisation d’un fournisseur de facturation de services publics tiers qui ne répond pas conduira rapidement les résidents à appeler le personnel de gestion immobilière, à prendre leur temps et à les empêcher d’autres tâches génératrices de revenus.

Vous n’entendrez probablement parler des locataires qu’en cas de problème de facturation. Cependant, avec les bons outils et la bonne formation, chaque interaction peut être positive et établir des relations.

13. Améliorer le recouvrement des coûts vacants

Le recouvrement des coûts vacants est un terme de longue haleine pour une idée simple. Lorsqu’un locataire quitte une unité et avertit la société de services publics d’arrêter la facturation, il est courant que la société fournisse un «service continu» à l’unité. Les factures sont automatiquement transférées au propriétaire. Cela garantit que l’appartement reste chauffé ou refroidi, que les lumières sont disponibles et que le congélateur ne dégèle pas.

Lorsqu’un nouveau locataire emménage, s’il ne contacte pas la société de services publics pour mettre à jour les informations de facturation, le propriétaire paie pour l’utilisation de cette personne. Il est clair que pour les propriétaires et les gestionnaires exploitant des centaines d’unités, cela peut être une faille coûteuse.

Le recouvrement des coûts vacants vise à gérer activement ce processus en comparant les mises à jour du rôle de loyer sur une base hebdomadaire ou quotidienne, aux factures facturées au propriétaire. Lorsque les appartements changent de mains, il est urgent que le propriétaire ou le gestionnaire effectue un suivi et confirme que les comptes de services publics ont été transférés correctement. Il est préférable d’établir des pénalités afin que les locataires soient incités financièrement à agir rapidement.

14. Gestion et partage des données de facturation

Avec n’importe quel programme de récupération des coûts des services publics, vous allez générer et gérer de nombreuses données. Les propriétaires utilisent principalement des systèmes de gestion immobilière pour enregistrer les informations relatives aux locataires, mais bon nombre de ces applications ne disposent pas de capacités de facturation des services publics. Si votre propriété est sous-mesurée, il est probable que vous utilisiez un troisième système pour capturer les données de consommation.

Les informations stockées ou créées par un système sont souvent requises par un autre et il existe un besoin continu d’échanger des données. Par exemple, pour calculer des factures, vous aurez besoin de:

  • Factures du compteur
  • Données d’utilisation
  • Informations sur les entrées / sorties mises à jour.

Après avoir envoyé vos factures, vous souhaiterez mettre à jour votre système de gestion immobilière avec les montants que vous avez facturés aux résidents. Lorsque vous collectez des paiements, ces informations doivent également être enregistrées. La dernière étape consiste généralement à rapprocher les informations de compte bancaire, de facturation et de paiement dans un système comptable.

Si vous devez saisir manuellement les mêmes données dans plusieurs applications, les risques d’erreurs et d’erreurs de saisie de données augmentent. De plus, c’est un processus exigeant en temps et en main-d’œuvre. Étant donné que la plupart des applications logicielles ont des moyens d’importer / exporter des données, un peu de programmation peut accélérer considérablement le processus de transfert, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts.

15. Utilisation des fournisseurs de services de facturation des services publics

À l’exception des très grands complexes, il est plus rentable d’utiliser une société de facturation tierce qui gérera presque tous les aspects du processus de facturation des services publics et réduira considérablement la charge de travail du propriétaire / gestionnaire. En plus d’économiser de l’argent et de libérer du temps pour le personnel, les fournisseurs de facturation proposent d’autres services à valeur ajoutée tels que:

  • Facturation, gestion et rapports des services Web
  • Paiement en ligne et présentation de factures électroniques
  • Facturation convergente et recouvrement des coûts vacants
  • Analyse de données et plus encore.

Dans les États où il est permis de transmettre des frais de service nominaux aux locataires, de lire, d’envoyer des factures et / ou de percevoir des paiements, l’utilisation d’un fournisseur de services ne coûte rien au propriétaire. D’autres États n’autorisent pas le paiement de frais de facturation et le propriétaire doit payer les frais de service.

Certains problèmes courants concernant les fournisseurs de facturation des services publics sont les suivants:

  • Factures en retard et inexactes
  • Gestion non réactive et soutien aux résidents
  • Frais élevés.

Lorsque vous utilisez un fournisseur de facturation, nous vous recommandons de poser des questions sur ces problèmes, d’appeler leur ligne d’assistance client et de mener une interview approfondie. Assurez-vous de discuter des garanties de performance qui évaluent une pénalité financière si le fournisseur ne respecte pas les termes de l’accord.

Contactez-nous et nous vous enverrons une copie de: « Considérations lorsque vous travaillez avec un fournisseur de facturation de services publics tiers.« 

Bonus: analyse des données statistiques appliquée à la facturation des services publics

Les propriétés sous-mesurées offrent des opportunités incroyables pour réduire la consommation des services publics et économiser de l’énergie. Il existe une multitude d’informations exploitables qui peuvent être extraites des données d’utilisation si vous savez comment et où chercher. Prenons le cas d’un complexe résidentiel mesuré en eau. Avec les bons outils, les propriétaires peuvent surveiller les habitudes d’utilisation et détecter les fuites d’eau en temps quasi réel. Cela peut éviter des dommages matériels et éviter aux locataires des dépenses inutiles.

Ou considérez un complexe d’appartements qui a un système de chauffage central connecté à des radiateurs de plinthe et qui est mesuré à l’aide d’un équipement de répartition de la chaleur. En analysant la façon dont les locataires utilisent la chaleur, vous pouvez cibler plus précisément vos efforts de conservation, réduire les coûts des services publics et économiser de l’argent aux propriétaires et aux résidents.

Il existe d’excellentes opportunités pour augmenter encore la rentabilité de votre complexe multifamilial en utilisant l’analyse pour réduire les coûts et éviter le gaspillage.



Source by Todd A. Brehe